もうどこの会社でもやられてることかもしれませんが、当社でも文書の電子化によるペーパーレスを推進しています。
ほとんど外部とのやりとりや内部とのやりとりは電子メールやメッセンジャーを使っています。FAXは、ペーパーレスFAXを使って当社では紙を使わないようにしています。
稟議書や報告書や日報や伝票類も当社ではオンラインで処理しています。稟議書への補足資料は、スキャナで読み取って電子化しています。取引先にもお願いして、請求書や見積書、納品書なども電子化したデータを送らせてもらうようにしています。これらの書類は、取引先がどうしても紙でなければなければダメだという場合を除き全て電子化しています。
今や紙ベースなのは、営業マンが客先に出向いて企画書をプレゼンする時のパワーポイントぐらいです。経理関連帳票の電子化には反対の声も多かったのですが、何とか電子化にこぎつけました。
万が一サーバーがダウンした場合のことを考えて、全ての書類はMOに保存していますが、大幅に保存スペースの削減に成功しました。
電子化に伴い、過去の書類も必要なものは全部電子化を行いました。当社の社員だけでは無理なので、アルバイトを雇って電子化しました。過去の書類をオンラインで検索できるメリットは大きかったです。
その結果、仕事の処理速度が大幅にアップし、コスト削減にも成功しました。正確にはいくら削減したのか測定していないのですが、郵便代1つとっても紙のデメリットは大きいですよね。